La nostra visione per il vostro evento fuori dall'ordinario: parla Helga Locatelli, direttore artistico ACCAELLE Events. 

Quale è il vero lavoro di una event planner?

Il ruolo di un event planner è spesso frainteso. Molti pensano che debba essere principalmente una fiorista esperta o un designer di fama internazionale, ma la realtà è ben diversa. L'event planner è essenzialmente il regista dell'evento, una figura professionale che coordina e supervisiona ogni aspetto dell’evento.

Le sue responsabilità principali includono:

• Comprendere a fondo la visione e le esigenze del cliente
• Gestire il budget in modo efficiente
• Coordinare tutti i fornitori e i servizi coinvolti
• Sviluppare un progetto completo e coerente
• Selezionare i partner più adatti alle caratteristiche dell'evento
• Proporre soluzioni creative e alternative valide
• Prevedere potenziali criticità e preparare in anticipo diverse soluzioni

L'event planner deve avere una conoscenza approfondita di ogni servizio necessario per l'evento, dalla logistica all'aspetto creativo. Il suo compito è trasformare la visione del cliente in realtà, garantendo che ogni elemento si integri perfettamente nel progetto complessivo, sempre nel rispetto del budget stabilito.

Come è nata questa passione?

Il destino ha modi misteriosi di guidarci verso la nostra vera vocazione. La mia storia professionale ha avuto inizio nel 2006, quando mi trovai ad orchestrare quello che sarebbe stato non solo il giorno più importante della mia vita, ma anche il primo capitolo di una meravigliosa avventura professionale: il mio matrimonio.  Durante quei mesi di meticolosa pianificazione, ogni dettaglio che curavo, ogni scelta che ponderavo, ogni emozione che immaginavo, mi sussurrava che questa sarebbe diventata la mia strada. È stata una rivelazione, un'epifania che ha trasformato una passione nascente in una missione professionale.

Oggi, dopo anni di esperienza, posso affermare con certezza che questa professione non è semplicemente un lavoro, ma una vera e propria vocazione che mi cattura l'anima. Anche quando mi trovo davanti alle sfide più impegnative o ai progetti più complessi, il mio entusiasmo non viene mai meno. La soddisfazione più grande, quella che mi emoziona ogni volta come se fosse la prima, è vedere gli occhi luminosi dei miei clienti quando il loro sogno prende vita, esattamente come lo avevano immaginato. È in quei momenti che so di aver fatto la scelta giusta, seguendo quella scintilla di magia che si è accesa nel 2006.

Le tue “armi segrete”?

Il successo di un evento perfetto si cela nei dettagli più minuziosi e nelle competenze più raffinate che un event planner deve possedere e coltivare con dedizione. Esistono elementi imprescindibili che costituiscono l'essenza stessa della nostra professione.

Innanzitutto, l'arte dell'empatia: una capacità quasi innata di percepire e comprendere profondamente i desideri dei nostri clienti, andando oltre le semplici parole, per cogliere le loro più intime aspirazioni.

La pianificazione meticolosa rappresenta il cuore pulsante del nostro lavoro: ogni dettaglio viene studiato, calibrato e armonizzato in una sinfonia perfetta di elementi che, insieme, creano quella magia che rende unico e indimenticabile ogni evento.

L'anticipazione è la nostra bussola: prevediamo ogni possibile scenario, predisponendo con cura soluzioni eleganti e immediate per qualsiasi evenienza. Questo ci permette di garantire una gestione impeccabile di ogni situazione.

La gestione del tempo diventa una vera e propria arte: orchestriamo ogni momento con precisione millimetrica, permettendo ai nostri clienti di immergersi completamente nell'atmosfera del loro evento, liberi da ogni preoccupazione.

Infine, il vero tesoro: un team affiatato e consolidato negli anni, capace di trasformare ogni visione creativa, ogni intuizione progettuale, in una realtà tangibile che supera le aspettative. La loro esperienza e dedizione sono la garanzia che ogni nostro progetto, per quanto ambizioso, troverà la sua perfetta realizzazione.

Come si riconosce il successo?

Il successo nel mondo degli eventi ha una dimensione tanto tangibile quanto emotiva. La sua manifestazione più autentica e preziosa si rivela in quei momenti magici al termine di ogni evento, quando gli occhi lucidi dei nostri clienti incontrano i nostri e, con voce velata dall'emozione, sussurrano quelle parole che racchiudono l'essenza stessa della nostra missione: 'non sarebbe potuto andare meglio'.

In questi istanti di pura gratitudine si cristallizza il vero significato del nostro lavoro. Non sono solo le parole in sé, ma è l'emozione genuina che le accompagna a testimoniare che abbiamo non solo realizzato, ma superato i sogni e le aspettative dei nostri clienti. Questo momento di connessione profonda, dove la gioia si fonde con la gratitudine, rappresenta il più prezioso indicatore del nostro successo professionale.

È in questi attimi che comprendiamo come il nostro impegno, la nostra dedizione e la nostra passione abbiano creato qualcosa che va oltre un semplice evento: abbiamo dato vita a ricordi indelebili che resteranno per sempre nel cuore dei nostri clienti.

Le prossime sfide?

Nel nostro mondo, ogni nuovo evento rappresenta una tela bianca su cui dipingere un capolavoro unico e irripetibile.

La vera sfida risiede nella nostra costante ricerca dell'eccellenza, nel desiderio di superare i confini della creatività per realizzare eventi che si distinguano per originalità e raffinatezza, lontani da ogni convenzione.

In questo momento, stiamo intraprendendo un percorso ancora più ambizioso: stiamo potenziando la nostra struttura interna per rispondere in modo sempre più completo ed esclusivo alle esigenze dei nostri clienti internazionali.

La nostra amata Italia, con il suo patrimonio inestimabile di bellezza, cultura e tradizione, diventa il palcoscenico privilegiato per eventi di respiro internazionale.

Questa evoluzione rappresenta non solo una sfida professionale, ma anche un'opportunità per far risplendere le eccellenze del nostro territorio attraverso eventi che fondono l'eleganza italiana con le aspettative sofisticate di una clientela internazionale. È un viaggio emozionante che ci permette di essere ambasciatori del gusto e dello stile italiano nel mondo degli eventi di prestigio.